Správa a riadenie dokumentov (DMS)

Pomáhame zákazníkom jednoducho a prehľadne pracovať s dokumentmi a šetriť čas. Umožňujeme napĺňať princíp elektronického obehu dokumentov vďaka podpore procesov a workflow v súlade s legislatívou a za pomoci riešenia na podporu dôveryhodného ukladania.

Vďaka ponúkaným produktom získavajú spoločnosti kontrolu nad dokumentmi a môžu ich využiť pre podporu podnikania a výkonu kľúčových činností.
Naše riešenia sú prevažne založené na technológiách IBM, Microsoft a Nintex. Zákazníci v tejto oblasti sú z radov korporácií a veľkých organizácií štátnej alebo verejnej správy či stredných spoločností.

Riadená dokumentácia

Riadená dokumentácia je nástroj pre správu dokumentov typu zmluva, norma a nariadenie apod., kde dochádza k riadenému procesu tvorby a následnému riadeniu životného cyklu. Aplikácia je určená pre prostredie Microsoft SharePoint Server, kde využíva funkcionalitu dokumentových setov. Prostredie SharePoint veľmi tesne zaisťuje priamu integráciu s aplikáciami Microsoft Office (2007+) a umožňuje vykonávať štandardné operácie ako je napr. pripomienkovanie dokumentu s následným vyrovnaním týchto pripomienok pomocou známeho prostredia office aplikácií.

Aplikácia disponuje mnohými funkciami ako napr.: schvaľovanie dokumentu, definícia prístupov na základe rolí užívateľov v systéme (správca dokumentu, pripomienkovateľ, manažér kvality, schvaľovateľ apod.), predĺženie platnosti, nahradenie dokumentu iným, ukončenie platnosti apod.

Naše riešenie umožňuje procesy nastavovať aj meniť ľahko a intuitívne pomocou grafického skladania jednotlivých aktivít za sebou.

Automatizácia procesov a workflow

Predpokladom pre zvýšenie efektivity organizácie je znalosť vlastných procesov, identifikácie tých kľúčových a ich štandardizácia. Automatizáciou, ktorá zaisťuje štandardizáciu často sa opakujúcich procesov, je možné dosiahnuť významné úspory. Na základe analýzy a popisu procesov vytvárame vizualizované workflow, s užívateľsky prívetivými formulárovými rozhraniami, ktoré sú často integrované na ďalšie systémy.

Výhodou vizualizácie workflow je možnosť zaškolenia užívateľov, aby mohli čiastkové zmeny v procesoch vykonávať sami. Reflektovanie skutočného stavu procesov v nástroji je podmienkou pre jeho reálne používanie. Pomocou ďalších funkcií je možné ďalej sledovať stav procesu/workflow, vyhodnocovať štatistiky vrátane premietnutia do KPI jednotlivých pracovníkov atď.

Šifrovanie zdieľaných dokumentov (AC NINA)

NINA je nástroj na šifrovanie dokumentov uložených v Microsoft SharePoint bežiaci ako v prostredí IT infraštruktúry zákazníka či cloudu, tak v zdieľanom úložisku Microsoft Office 365.

NINA vďaka unikátnemu prístupu rozširuje vlastnosti bežného zdieľaného úložiska dokumentov o možnosť riešenia vysoko bezpečného úložiska pre citlivé a dôverné dokumenty. Je navrhnutá tak, aby eliminovala nielen prístup neoprávneného užívateľa / zamestnanca, ale aj napr. administrátora systému. Viac v produktovom liste AC NINA

Biometrický podpis

Biometrický podpis, čoby moderná technológia, otvára možnosti spoločnostiam, ktoré chcú vhodne urýchliť a spríjemniť jednanie so svojimi koncovými zákazníkmi a partnermi a rovnako zvýšiť zabezpečenie tejto komunikácie.

Biometrickým podpisom rozumieme digitálny podpis vzniknutý nasnímaním vlastnoručného podpisu a obsahujúci statické aj dynamické (biometrické) vlastnosti podpisu.

Umožňuje redukovať množstvo listinných dokumentov a urýchľovať procesy. Jeho zavedením sa znížia náklady na tlač, archiváciu a digitalizáciu papierových dokumentov, ktoré sú v elektronickej podobe k dispozícii kedykoľvek a komukoľvek, kto k nim má mať prístup.

Dokument podpísaný biometrickým podpisom je jednoznačne spojený s identitou podpisujúcej sa osoby. Klesá možnosť podvodného jednania, napríklad zmeny v podpísanom dokumente nie sú možné. Odpadá potreba listinnej archivácie, informácie z elektronických dokumentov je možné efektívne vyťažovať pomocou špeciálnych nástrojov.
Viac v produktovom liste Biometrický podpis

Dôveryhodné úložisko

Pracujete s citlivými dokumentmi a informáciami, ktorých strata či znehodnotenie môže priniesť veľké riziko? Naše riešenie nazvané Dôveryhodné úložisko garantuje bezpečné uloženie a archiváciu dokumentov. Aplikácia Dôveryhodné úložisko umožňuje ukladať akékoľvek súbory priamo z prostredia DMS do Dôveryhodného úložiska. To sa potom stará o naplnenie všetkých postupov nutných k dlhodobému zaisteniu právnej relevancie uložených dokumentov.

Základným stavebným kameňom Dôveryhodného úložiska je serverové riešenie, ktoré môže byť umiestnené u zákazníka či v našom chránenom serverovom priestore s geograficky rozdelenou zálohou. Výhodou Dôveryhodného úložiska je, v prípade využitia nášho už hotového konektoru, možnosť ovládania z prostredia MS SharePoint, v ktorom vystupuje ako aditívna funkcionalita. Pre ovládanie potom slúžia funkcionality, ktoré sa nainštalujú na MS SharePoint a užívatelia ich používajú ako ostatné štandardné funkcie.

Spisová služba

Potrebujete viesť evidenciu spisov či písomností a ich pohybu, alebo spracovávať došlé podania v papierovej forme? Chceli by ste mať došlé podania, knihu odoslanej pošty, knihu korešpondencie a knihu registrov prehľadne na jednom mieste?

V oblasti evidencie a riadenia obehu spisov, písomností a dokumentov vo vnútri i mimo organizácie ponúkame ucelené riešenie produktového typu nazvané Spisová služba Acta. Ide o elektronický systém spisovej služby slúžiaci k udržaniu prehľadu o stave, zmenách a pohybe písomností v organizácii s možnosťou príjmu došlých a odoslaných písomností poštou, emailom alebo dátovými schránkami. Práca s jednotlivými spismi je riadená definovanými procesmi. Každá zmena v evidencii a pohybe je zaznamenaná a teda dohľadateľná. Aplikácia používa jednoduché a intuitívne užívateľské rozhranie s navigačnou ponukou zobrazenia po jednotlivých funkčných oblastiach.